Хороший и ответственный ведущий должен обязательно примерно за 3 дня мероприятия обсудить с вами целый ряд вопросов, уточнить изменения, тщательно все проверить. Также ведущий заранее познакомится с администратором/управляющим заведения и предварительно договорится об основных моментах праздника.

Что происходит, если ведущий не соблюдает это правило?

1. Вам придется расплачиваться в прямом и переносном смысле. Например, ведущий может нарушить внутренние правила заведения, а штраф будете платить вы! В день мероприятия оказалось, что музыкальное оборудование не включено в аренду зала, тогда дополнительно готовьте от 5 000 руб. до 18 000 р., или проводите праздник в тишине!

2. Не факт, что вы или ваши гости споете песню, которую репетировали целый месяц, т.к. у ведущего не оказалось минусовки, а интернета нет. Кстати, фильм, который вы заказывали заранее, тоже нельзя показать, потому что нет нужного провода, да и ведущий вообще не знал о предполагаемой трансляции.

3. Гости стали нервничать, т.к. не знают, куда поставить цветы, куда сесть, потому что плана рассадки просто нет. Да еще ко всему прочему горячие блюда подали во время танцевального перерыва, и они успели остыть…

4. И еще много чего происходит, о чем вы можете спросить у своих друзей и знакомых, т.к. подобное, к сожалению, встречается часто...

После всего этого горе-ведущий обвинит во всем вас. Более того, будет еще возмущен тем, что ему не удалось реализовать в полной мере свою программу, потому что вы не позаботились о технической составляющей.

На этот счет у меня есть свое мнение. Конечно, организацией мероприятия должен заниматься организатор (агентство) и нести ответственность за оговоренные позиции. При этом предлагаю посмотреть правде в глаза! Во- первых, далеко не все пользуются услугами агентства, хоть это в корне неправильно, во-вторых, организаторы/координаторы бывают тоже очень разные (некоторые даже рыдают на празднике от собственного бессилия), и, наконец, в-третьих, хороший профессиональный ведущий обязан сделать все возможное, чтобы создать нужную и комфортную атмосферу праздника, отличное настроение гостей и реализовать свою программу. Я не говорю о том, что для этого он должен сам полностью отвечать за весь праздник, но заранее указать молодоженам на недостатки в организации, подстраховать их, основываясь на своем опыте, проконтролировать, - обязан.

Только непрофессионалы списывают все на форс-мажоры и обвиняют заказчиков. Да, на празднике при отсутствии организатора работать ведущему непросто, поэтому лучше заранее просчитать все тонкие места, а на праздник взять к себе в команду ассистента.

Итак, несколько важных моментов, о которых нужно не забыть:

1. Сценарий. Детальное обсуждение конкурсов, поздравлений, а также того, что нужно для их реализации. Проверка необходимых музыкальных композиций (танец молодоженов, например)

2. Проверка праздничных атрибутов (подарки для гостей и т.д.)

3. Рассадка гостей. Изменение списка гостей. Наличие информационного стенда/плана рассадки.

4. Техническое оснащение зала. Аппаратура, световое, мультимедийное оборудование (все ли работает, как работает, кто несет за него ответственность, входит ли использование в стоимость аренды и т.д.)

5. Знакомство с правилами заведения, его дресс-кодом

6. Проверить наличие комнаты для артистов

7. Узнать расположение туалетных комнат, зоны для курения, возможности и сроки оформления зала.