Организация и проведение свадебных торжеств и церемоний в Красноярске
Красноярск, Красноярский край
+7-923-316-64-39
berdnikova-event@mail.ru
event agency
Проводим уникальные свадьбы уже более 6 лет
Минимальный срок подготовки к свадьбе - 1 месяц
Мы сделали счастливыми уже более 300 пар
Заключаем официальный договор и составляем смету

Организация свадебных моментов в день торжества

Свадьба - это праздник! Так стоит ли вообще заранее прогнозировать какие-то форс-мажоры? Нужно просто наслаждаться этим днем и всё! Зачем вообще задумываться над этими мелочами, когда и так очень много предсвадебных забот и хлопот? Неужели специалисты сами не смогут организовать свою работу, особенно если учитывать сумму их гонорара? Позволю себе внести некоторые дополнения, свадьба - это не просто праздник, а очень большой, важный и ко всему прочему эмоциональный день!

1. Наши эмоции - это одновременно плюс и минус. Чтобы все прошло отлично, нужно либо позаботиться об организации во избежание неприятных моментов, которые могут испортить настроение, либо эмоционально себя подготовить ко всему...
Эмоции молодоженов мгновенно читаются и передаются всем гостям, пусть они будут самыми позитивными!

2. Хороший специалист может и не быть хорошим организатором (за это отвечают разные полушария головного мозга). Задача профессионала выполнить свою работу, порой даже не замечая, что мешает в это время другому специалисту. Пример. Будучи приглашенной на свадьбу в качестве ведущей, меня удивила расстановка столов. Столы, как и было согласовано ранее, стояли буквой "П", а между ними планировалась площадка для танцев. По факту эта площадка оказалась такой узкой, что танцевать гости просто бы не вышли. Проблема решалась просто, мы просто сдвинули столы ближе к стене с двух сторон, при этом сохранили расстояние для комфортной работы официантов, о котором они первоначально и заботились, при этом забыв про интересы гостей:)

3. Даже если на вашей свадьбе не будет свадебного распорядителя, то основные задачи всё равно придется кому-то решать, хотя бы просто подумайте кому:) Попробуйте распределить обязанности, но не требуйте от своих друзей и родственников невозможно, ведь они не специалисты в этой области.

Ниже идет перечень основных свадебных моментов и стандартный перечень обязанностей свадебного распорядителя.

Свадебный сценарий всего дня (обязанности свадебного распорядителя)

  • Составление документации (смета, тайминг и др. ) на основании предоставленной заказчиком (невеста/жених - организатор) информации.
  • Работа по подробному и точному таймингу дня. Прописывание по времени, кто и во сколько приезжает, до какого времени должны быть накрыты столы, оформлены площадки, проведена репетиция и т. д. *Тайминг дня может меняться в зависимости от различных обстоятельств.
  • Работа по составленной смете расходов. Наименование позиций, описание и стоимость всех расходов в течение свадебного дня.

Форс-мажорные ситуации

  • Составление списка дублеров. Замена специалиста в случае форс-мажорной ситуации
  • Составление плана «Б» (например, на случай дождя)
  • Чемоданчик координатора (необходимые вещи, которые могут неожиданно понадобиться (скатч, колготки, лак для волос , рулетка и т.д.)

Утро невесты

  • Контроль прибытия специалистов
  • Подготовка площадки для комфортной работы специалистов и молодоженов (проверка технического оснащения помещение (розетки, лампы, удлинители и т.д.),
  • Контроль времени
  • Встреча жениха и невесты
  • Организация площадки
  • Координация действий стилиста, визажиста, парикмахера. Контрольный звонок за день до свадьбы и в день свадьбы. Кто, во сколько, куда приезжает, готовность к работе, время готовности невесты согласно таймингу дня, есть ли изменения. В случае форс-мажорных обстоятельств поиск замены.
  • Координация фотографов и видеооператоров. Контрольный звонок за день до свадьбы и в течение всего свадебного дня. Кто, во сколько, куда приезжает, задачи по съемке в течение всего свадебного дня, время на съемки, реквизит, необходимый для фотосессий.
  • Согласование действий и транспортных переездов относительно тайминга дня и сценария банкета (фотограф и видеооператор должны знать, что и когда будет происходить, чтобы быть готовыми к съемке и не пропустить важных моментов).

Транспорт

  • Контроль подготовки и оформления свадебного кортежа
  • Путевой лист для водителей ( маршрут)
  • План рассадки гостей по машинам
  • Замена авто в случае необходимости

Прогулка молодоженов

  • Контроль времени
  • Согласование площадок для фотосессии, оперативное решение всех возникающих вопросов

Оформление площадок

  • Координация дизайнеров-оформителей по декорированию площадок (свадебный кортеж, выездная регистрация, зона фуршета, релакс-зона, зона для фотосессии с гостями, танцпол, банкетный зал, президиум, номер молодоженов и т. д.).
  • Проверка оформления с учетом утвержденных макетов. Сдача оформленных площадок согласно таймингу дня.

Ресторан

  • Координация персонала ресторана относительно расстановки столов и стульев согласно утвержденному плану, нумерации и уточненному количеству человек в день свадьбы.
  • Проверка и подготовка сервировки столов. Проверка соответствия посадочного места гостя и рассадочной карточки, бонбоньерки для каждого гостя.
  • Проверка накрытия столов по заказанному меню.
  • Координация персонала ресторана согласно таймингу-сценарию банкета (когда происходит вынос холодных и горячих закусок, горячего, торта).

Шоу-программа

  • Координация рабочей группы по установке светового и звукового оборудования. Что и куда подключать, куда ставить, где располагаться, чтобы все оборудование не портило общий стиль, и т. д.
  • Координация работы ведущего. Дресс-код, куда и во сколько приезжает, необходимый реквизит для проведения банкета.
  • Работа по составленному организатором таймингу-сценарию с четким прописыванием действий (конкурсов, интерактива, перерывов, выступлений артистов).
  • Работа по составленному организатором гостевому листу. Информация об очередности поздравляющих, имена, отчества, фамилии с проставленными ударениями, кем является гость по отношению к молодоженам, особые примечания относительно отдельных гостей.
  • Согласование действий между ведущим, артистами и рестораном относительно тайминга-сценария банкета в случае изменений или сдвига по времени в ту или иную сторону.
  • Координация артистов. Какой артист, во сколько и к какому входу приезжает.
  • Саунд-чек. Репетиция выступления артистов, наладка работы инструментов.
  • Встреча артистов, размещение в гримерке.
  • Согласование выступлений артистов в течение банкета согласно таймингу сценария
  • Встреча гостей, разрешение их вопросов, помощь.

Завершение банкета

  • Вызов такси молодоженам и их родителям/заказ услуги «Трезвый водитель».
  • Сбор вещей молодоженов.
  • Расчет. Финансовый отчет